Psykisk arbejdsmiljø: Hvordan forebygger vi stress og konflikter?

Psykisk arbejdsmiljø, stress og konflikter: Hvad skal forebygges?

Psykisk arbejdsmiljø er et samspil mellem fem elementer: rammerne for arbejdet, organiseringen af arbejdet, selve arbejdet, samarbejdet og forudsætningerne. Det beskriver Arbejdstilsynet. Derfor kan stress og konflikter sjældent forklares med én faktor alene – hverken en travl medarbejder eller en enkelt dårlig dag. Arbejdstilsynet peger også på, at det psykiske arbejdsmiljø har stor betydning for vores mentale sundhed og trivsel, og at arbejdspladser, hvor medarbejderne trives, typisk har færre sygedage, bedre kvalitet i arbejdet og højere produktivitet.

I rapporten »Vidensgrundlag om psykisk arbejdsmiljø og arbejdsrelateret stress« har TeamArbejdsliv samlet praksisrettet forskning og konkrete erfaringer fra danske arbejdspladser. Rapporten peger på, at et godt psykisk arbejdsmiljø betyder bedre rekruttering og fastholdelse af dygtige medarbejdere, færre udgifter til sygefravær og personaleomsætning samt højere effektivitet, produktivitet og kvalitet i opgaveløsningen. For den enkelte medarbejder betyder det blandt andet bedre fysisk og mental sundhed, højere jobtilfredshed, motivation og engagement samt bedre balance mellem arbejde og privatliv.

Skal I forebygge stress og konflikter, er det ikke først og fremmest et nyt trivselsprojekt, der skal sættes i gang. Det handler om, hvordan krav, arbejdstilrettelæggelse, støtte og samarbejde hænger sammen i jeres hverdag – og hvor samspillet skurrer.

Forskelle mellem dårligt og godt psykisk arbejdsmiljø

Tillid og samarbejde er fundamentet

Et tillidsfuldt og konstruktivt samarbejde om opgaveløsningen er fundamentet for at forebygge stress og forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Det konkluderer TeamArbejdslivs rapport, som også slår fast, at et vist niveau af tillid er en betingelse for at få gang i en positiv proces på virksomheden.

Hvis samarbejdet halter, skal I begynde dér – ikke med endnu et program oveni. Rapporten peger på, at når samarbejdet fungerer, træffer arbejdspladserne generelt bedre beslutninger om både drift og arbejdsmiljø, og at beslutningerne også bliver ført ud i livet.

Arbejdstilsynet peger på, at samarbejdet styrkes, når man er nysgerrig på og respekterer forskellige synspunkter. I praksis betyder det, at I kan tale om konkrete uenigheder i opgaveløsningen – fx hvem der tager hvilke opgaver, når der er pres på – uden at det bliver personligt.

Konkret kan I forebygge konflikter ved at aftale, hvordan uenigheder tages op, mens de er små. Tal om den konkrete situation i opgaveløsningen – fx fordeling af opgaver, når der er pres – og øv jer i at være nysgerrige på og respektere forskellige synspunkter. Aftal også, hvem der hjælper med at afklare uenigheden, hvis den ikke kan løses i fællesskab.

Faktorer, der påvirker det psykiske arbejdsmiljø

Der findes ikke én universalløsning – skab lokale, skræddersyede løsninger

Stress og dårligt psykisk arbejdsmiljø har ikke én universalløsning. Det er en central pointe i TeamArbejdslivs rapport, som i stedet anbefaler skræddersyede løsninger skabt lokalt.

Rapporten viser, at medarbejderne er eksperter i deres eget arbejdsmiljø, og at de bedste løsninger skabes lokalt, i fællesskab og med tydelig ledelsesopbakning. Derfor kan en løsning fra en anden arbejdsplads sjældent overføres direkte: I skal selv svare på, hvor det skurrer hos jer.

En konkret måde at komme i gang på er at bruge de fem elementer – rammer, organisering, selve arbejdet, samarbejde og forudsætninger – som en lokal ramme. I fællesskab kan I pege på de situationer i jeres egen hverdag, hvor kravene, indflydelsen eller støtten ikke passer sammen.

Forebyggelse sker i den daglige opgaveløsning – ikke ved siden af

Et godt psykisk arbejdsmiljø skabes ikke kun i mødelokalet eller via politikker og procedurer. Det skabes – eller udebliver – i det daglige samarbejde om opgaverne. Sådan formulerer TeamArbejdsliv det i rapporten.

Det psykiske arbejdsmiljø er dynamisk og foranderligt. Derfor er det et kontinuerligt arbejde, som kræver opmærksomhed, dialog og justering undervejs. Rapporten beskriver forebyggelse af stress og styrkelse af trivsel som en del af selve opgaveløsningen – ikke kun som et projekt ved siden af arbejdet.

I praksis betyder det, at I skal have aftaler om, hvornår og hvordan I tager temperaturen på arbejdet – fx når en opgave ændrer sig, når bemandingen skifter, eller når et team begynder at samarbejde på en ny måde. Uden den slags aftaler bliver justeringen tilfældig.

Ledelse og medarbejdere har et fælles ansvar

Ledelsen har ansvaret, men kan ikke skabe et godt psykisk arbejdsmiljø alene. Det er en fælles opgave, som ledelse og medarbejdere samarbejder om, understreger Arbejdstilsynet.

Et godt psykisk arbejdsmiljø kommer ikke af sig selv. Arbejdstilsynet peger på, at det kræver en systematisk indsats på flere niveauer – og at I følger op. I praksis betyder det, at hvert tiltag skal have en ejer, et tidspunkt for opfølgning og en beslutning om, hvad der sker, hvis effekten udebliver.

Arbejdstilsynet har omtalt en ny analyse fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA). Den viser, at et godt psykisk arbejdsmiljø kan gøre en forskel for både medarbejdernes trivsel og arbejdspladsens mulighed for at fastholde og tiltrække medarbejdere.

Sådan forebygger I stress og konflikter i hverdagen

Rammerne for arbejdet handler om ledelsesmæssige forhold – fx virksomhedsstrategi, kommunikation og personalepolitik – og om medarbejdernes muligheder for indflydelse og samarbejde. Arbejdstiden hører også her: hvordan den tilrettelægges, og om der er mulighed for at holde pauser. Drøft konkret, om tilrettelæggelsen matcher opgavernes karakter, og om pauserne faktisk kan holdes i en travl hverdag.

Organiseringen af arbejdet handler om, hvem der løser hvilke opgaver, hvordan, med hvem og til hvilken kvalitet. Den handler også om medarbejdernes indflydelse på, hvordan arbejdet udføres, om koordineringen mellem teams og om oplæring og instruktion. Uklarhed om ansvar og koordinering mellem teams er et typisk sted, hvor både konflikter og overbelastning opstår. Afklar det i fællesskab, mens det er småt.

Selve arbejdet handler om arbejdets indhold, om hvor meget og hvor hurtigt der skal arbejdes, og hvor store krav der er til koncentration. Det handler også om at håndtere egne og andres følelser i arbejdet og om at møde uklare eller modstridende krav. Følelsesarbejde og modstridende krav kan den enkelte sjældent løse alene; de skal håndteres i organiseringen, fx ved at aftale hvad der har førsteprioritet, når to krav peger i hver sin retning.

Samarbejdet handler om det interne samarbejde og relationer i opgaveløsningen, om støtte og anerkendelse fra ledelse og kolleger og om samarbejdet med kunder og borgere. Spørg konkret ind til, om I får den støtte og anerkendelse, der skal til, og hvordan kontakten med borgere, kunder eller pårørende påvirker arbejdet og hinanden.

Forudsætninger handler om, hvorvidt der tages hensyn til lederes og medarbejderes forudsætninger for at udføre arbejdet – fx viden, erfaringer, kompetencer, arbejdsevne og livsomstændigheder. Det peger direkte på individuelle hensyn: oplæring til nye medarbejdere, tilpasning af opgaver ved sygdom eller skiftende kapacitet og aftaler om, hvem der tager hvilke opgaver.

Konflikter forebygges bedst i den daglige opgaveløsning. Aftal, hvordan I melder en uenighed ind, hvem der hjælper med at afklare den, og hvordan I følger op. Brug de fem elementer til at finde ud af, om uenigheden handler om uklare rammer, uklar organisering, modstridende krav, manglende støtte eller manglende forudsætninger – og ret indsatsen mod det konkrete arbejdsforhold frem for mod personen.

Aftaler, der styrker det psykiske arbejdsmiljø

Kom godt i gang – og hold fast

Vælg en konkret situation fra jeres egen hverdag, hvor kravene, indflydelsen eller støtten ikke passer sammen. Afklar i fællesskab, om den handler om rammer, organisering, selve arbejdet, samarbejde eller forudsætninger. Aftal en ejer, et tidspunkt for opfølgning og en beslutning om, hvad der sker, hvis effekten udebliver.

Forebyg konflikter ved at tage uenigheder op, mens de er små. Aftal hvordan uenigheder meldes ind i opgaveløsningen, hvem der hjælper med at afklare dem, og hvordan I følger op. Vær nysgerrige på og respekter forskellige synspunkter, og hold fokus på det konkrete arbejdsforhold frem for på personen.