Arbejdspladsvurdering: Hvilke trin er lovpligtige?

Fire lovpligtige trin i APV'en – og hvornår de gælder

Alle arbejdspladser med ansatte skal gennemføre en arbejdspladsvurdering (APV). Arbejdsgiveren vurderer i samarbejde med de ansatte arbejdsmiljøet for at finde og vurdere risici og sætte tiltag i gang, så de fjernes eller reduceres. APV'en dækker både fysisk og psykisk arbejdsmiljø og skal forebygge ulykker og sygdom.

Arbejdstilsynet opdeler processen i fire elementer, som alle skal gennemføres: 1) Afdæk og risikovurder, 2) Inddrag sygefravær, 3) Lav en handlingsplan, 4) Gennemfør og følg op.

Hvornår APV'en skal gentages, er uddybet i afsnittet »Hvornår er APV'en lovpligtig at gentage?«.

De fire lovpligtige trin i arbejdspladsvurderingen (APV)

Afdæk og risikovurder arbejdsmiljøet

Første trin er at afdække virksomhedens arbejdsmiljøforhold og risikovurdere dem. Afdækningen kan bruge forskellige redskaber alt efter, hvad der satte APV-processen i gang: spørgeskemaer til medarbejderne, et dialogmøde eller en rundgang i virksomheden. Arbejdstilsynet har et APV-værktøj, der guider trin for trin og indeholder en skabelon til handlingsplanen.

Afdækningen skal dække både fysisk og psykisk arbejdsmiljø. APV'en skal tage hensyn til arbejdets art, tekniske hjælpemidler, stoffer og materialer, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser, arbejdsstedets indretning samt virksomhedens størrelse og organisering. Konkrete spørgsmål ved fx en ændring: Betyder den tunge løft? Medfører den stillesiddende arbejde? Kan den give større tidspres i det daglige?

Risikovurderingen består i at vurdere, om der er forhold, der kan udgøre et arbejdsmiljøproblem – altså om medarbejdere kan blive udsat for påvirkninger, der kan være en risiko for deres sikkerhed eller sundhed. Kan et problem løses med det samme, skal det løses med det samme; handlingsplanen er for de problemer, der ikke kan klares umiddelbart.

Inddrag virksomhedens sygefravær

Andet trin er at se på, om forhold i arbejdsmiljøet kan medvirke til det samlede sygefravær. Et godt arbejdsmiljø kan forebygge sygefravær blandt medarbejderne, mens arbejdsmiljøproblemer kan føre til, at flere bliver syge. Formålet er at afdække de arbejdsmiljøproblemer, der kan ligge bag fraværet, så de håndteres, og medarbejderne ikke bliver syge.

Arbejdstilsynets erfaring peger på en række forhold, der kan have betydning for sygefraværet: fx mangel på indflydelse, højt tidspres, dårlige arbejdsstillinger og arbejdsulykker. Arbejdstilsynet peger på, at I kan bruge jeres egne fraværstal som udgangspunkt for at vurdere, om arbejdsmiljøet spiller ind.

Lav en skriftlig handlingsplan

Tredje trin er at lave en skriftlig handlingsplan for de arbejdsmiljøproblemer, som ikke kan løses med det samme. Handlingsplanen skal beskrive problemernes art, alvor, omfang og årsager og oplyse, hvornår og hvordan de konstaterede problemer skal løses, og hvem der har ansvaret for at gennemføre løsningerne.

Handlingsplanen skal være skriftlig og til rådighed for ledere, ansatte og Arbejdstilsynet. Løsningerne skal tage afsæt i forebyggelsesprincipperne i bekendtgørelsen om systematisk arbejdsmiljøarbejde. Arbejdstilsynets APV-værktøj indeholder en skabelon til handlingsplanen, der kan bruges til at leve op til kravene.

Gennemfør handlingsplanen og følg op

Fjerde trin er at gennemføre handlingsplanen og følge op på foranstaltningerne – herunder om løsningerne er fyldestgørende og effektive. Opfølgningen er en del af det lovpligtige APV-arbejde, ikke en frivillig eftertanke: Uden opfølgning mister APV'en sin værdi, fordi det ikke er dokumenteret, om problemerne faktisk er løst.

Uanset metoden til at gennemføre APV'en – spørgeskemaundersøgelser, interviews, rundgang eller dialogmøder – skal der være en skriftlig behandlingsmåde i forbindelse med planlægning, tilrettelæggelse og gennemførelse af processen. Arbejdspladsen kan selv gennemføre APV-processen eller hente ekstern bistand; kravene til de fire elementer og dokumentationen er de samme.

Hvornår er APV'en lovpligtig at gentage?

APV-processen skal gennemføres, når der sker ændringer i fx arbejdet, arbejdsmetoderne og arbejdsprocesserne, som kan have betydning for arbejdsmiljøet. Arbejdsgiveren har ansvaret for, at virksomheden får gennemført en APV, når ændringerne opstår – i praksis ved at se på de konkrete arbejdsprocesser og områder, når det er relevant. Det gælder også indretning eller oprettelse af nye arbejdspladser.

Uafhængigt af ændringer skal I som minimum komme omkring alle virksomhedens arbejdsmiljøforhold hvert tredje år. Har der ikke i mellemtiden været anledning til at gennemføre en APV-proces for et givent arbejdsmiljøforhold, skal I altså minimum hvert tredje år afdække forholdet og lave en risikovurdering af det.

Når ny teknologi planlægges og indføres, skal de ansatte høres – bl.a. om konsekvenser for sikkerhed og sundhed ved valg af udstyr, fx personlig beskyttelse og tekniske hjælpemidler. Det er en anledning til at tage APV'en op igen, hvis ændringen har betydning for arbejdsmiljøet.

Hvem skal inddrages, og hvad skal kunne dokumenteres?

Arbejdsgiveren har ansvaret for, at APV'en gennemføres. APV'en skal omfatte samtlige ansatte, og de ansatte skal løbende kunne komme med forslag til arbejdsmiljøet. Arbejdsgiveren skal også sikre, at de ansatte får alle nødvendige oplysninger om sikkerhed og sundhed. Arbejdstilsynet kan give påbud, hvis virksomheden ikke lever op til APV-kravene.

I virksomheder med en arbejdsmiljøorganisation (MED-udvalg i kommuner og regioner) skal AMO/MED deltage i hele processen: planlægning, tilrettelæggelse, gennemførelse, opfølgning og ajourføring af APV'en. Deltagelsen skal dokumenteres. APV-handlingsplanen skal indeholde dokumentation for, at arbejdsmiljøorganisationen har deltaget i hele processen, gennem en særlig påtegning, fx en underskrift. Kravene til handlingsplanens skriftlighed og tilgængelighed står i afsnittet »Lav en skriftlig handlingsplan«.

I virksomheder med højst 9 ansatte skal arbejdsgiveren samarbejde med medarbejderne om sikkerhed og sundhed, men der er ikke pligt til at oprette en arbejdsmiljøorganisation. Samarbejdet foregår gennem løbende direkte kontakt og dialog mellem ledelse og medarbejdere, og en gang om året skal I gennemføre en arbejdsmiljødrøftelse, hvor I bl.a. planlægger det kommende års arbejde. Både ledere og medarbejdere har pligt til at samarbejde om sikkerheden og sundheden.

Særlige risikovurderinger, der kan være en del af APV'en

På nogle områder stilles der særlige krav til risikovurderingen, så APV'en kan ikke klares med en generisk skabelon alene. Arbejdstilsynet nævner bl.a.: kemisk risikovurdering, hvis I arbejder med farlige kemiske produkter eller har arbejdsprocesser, hvor der kan udvikles farlig kemi som fx træstøv eller svejserøg; biologisk risikovurdering, hvis medarbejdere kan komme i kontakt med bakterier, vira eller andre skadelige mikroorganismer i forbindelse med arbejdet – den gennemføres som et led i APV-processen; ATEX-APV, hvis der kan opstå fare fra eksplosiv atmosfære, hvor eksplosionsfaren risikovurderes særskilt.

Har I unge under 18 år ansat, skal I altid vurdere de særlige risici og forhold i de unges arbejde. Skal den unge arbejde med maskiner eller kemi, skal I gennemføre en risikovurdering af den unges opgaver.

Også gravide og ammendes arbejdsmiljø, støj og natarbejde er områder med særlige krav til APV'en, og her skal man tage afsæt i Arbejdstilsynets særlige AT-vejledninger. APV'en skal desuden omfatte hjemmearbejde. Fælles for områderne er, at de kan kræve ekstra trin ud over de fire obligatoriske elementer.

Særlige risikovurderinger i APV – når ekstra trin er nødvendige

Tjekliste: Er de lovpligtige trin gennemført?