Kompetenceudvikling efter MUS: Sådan følger I op

Hvorfor opfølgningen er hele pointen med MUS

Al litteratur, undersøgelser og erfaringer om MUS peger entydigt på det samme: Den største faldgrube er manglende opfølgning, og 40-20-40-princippet efterleves tilsyneladende sjældent. Opfølgningen er der, hvor aftalerne får liv. Derfor skal både leder og medarbejder være vedholdende for at få udviklingssamtalen til at vare hele året med udviklingsplanen som kompas.

Ifølge Aftale om kompetenceudvikling, indgået af KL og Forhandlingsfællesskabet, har alle medarbejdere siden 2008 haft ret til en årlig MUS-samtale. Samtalerne skal blandt andet bruges til at drøfte medarbejdernes udviklingsbehov og -ønsker, aftale kompetenceudviklingsaktiviteter og aftale, hvordan der følges op på det aftalte. På statens område skal medarbejdere og ledere holde MUS én gang om året, og MUS skal understøtte de løbende drøftelser om de ansattes udvikling.

Skriv udviklingsplanen færdig hurtigt efter samtalen

Opfølgningen starter i princippet lige efter MUS. Den udviklingsplan, som leder eller medarbejder har udfærdiget i løbet af samtalen, skal gennemarbejdes, så den går fra hurtig noteform til et mere formfuldendt referat og en egentlig udviklingsplan. Det skal ske, mens samtalen er præsent – Kompetencesekretariatet anbefaler maksimalt et par dage. Derefter er der sandsynligvis sket så meget andet, at de vigtige pointer er tågede eller glemte.

Lederen Malene Grandjean skriver selv sit referat og råder andre ledere til at sende "udkast til referatet" – husk at kalde det det – som det sidste i mødet. I mailen skal du skrive, at du takker for en god, konstruktiv og interessant MUS, og at medarbejderen skal vende tilbage med eventuelle rettelser, tilføjelser eller andet til referatet senest om X dage. Referatet skal indeholde præcise og klare aftaler, udviklingsplaner med mere og være i kort form. Hvis medarbejderen ikke har kommentarer, vil lederen også gerne høre det, så referatet fysisk kan underskrives af begge, og medarbejderen kan få en kopi med begge underskrifter. Processen bør ikke tage for lang tid – maksimalt en uge.

Formkravene varierer. Mange medarbejdergrupper har ret til en skriftlig udviklingsplan, og det fremgår af overenskomsterne på de konkrete områder, om medarbejderen har den ret. Uanset de formelle rettigheder kan udviklingsplanen bruges til at samle op på samtalen. Den opbevares af både leder og medarbejder og skal støtte opfølgningen på samtalen samt danne grundlag for samtalen det efterfølgende år. På statens område findes retningslinjerne i Aftalen om kompetenceudvikling i staten og i Personaleadministrativ Vejledning.

Brug mini-MUS og kalenderen til at holde aftalerne i live

For at undgå den pinlige, men klassiske situation at tage udviklingsplanen frem til næste års MUS og erkende, at man hverken er helt eller halvt i mål, bør I indføre små, uformelle såkaldte "mini-MUS" med udgangspunkt i udviklingsplanen. Kompetencesekretariatet understreger, at mini-MUS skal sættes i kalenderen. Uden en fast aftalt tid er risikoen for, at de ikke bliver afholdt, for stor.

Fordelene og udfordringer ved mini-MUS

Forbind opfølgningen til arbejdspladsens mål og opgaver

MUS skal tage udgangspunkt i arbejdspladsens mål og opgaver og bør være en del af arbejdspladsens strategiske og systematiske arbejde med kompetenceudvikling. Som leder kan MUS-samtalen være med til at sikre, at medarbejdernes kompetenceudvikling bliver strategisk – ved at sikre en retning for kompetenceudviklingen, der matcher arbejdspladsens behov – og systematisk – ved at I sammen udarbejder en plan for medarbejdernes kompetenceudvikling og følger op på den. Lederen har ansvar for at sikre gode rammebetingelser for kompetenceudvikling og for at følge op på, om udviklingsaktiviteterne er på rette spor.

Det konkrete indhold følger samme logik: I udviklingsplanen noteres de ønsker og behov, der er til for eksempel udvikling og uddannelse i relation til den enkelte medarbejder frem til næste MUS og gerne på længere sigt. Udgangspunktet er, hvilke kompetencer medarbejderen skal udvikle, for at arbejdspladsen bedst muligt kan løfte opgaver og målsætninger. I MUS-samtalen opstilles og følges der op på konkrete, strategiske udviklingsmål og udviklingsaktiviteter for den enkelte medarbejder, formuleret i enighed og skrevet ned.

På statens arbejdspladser gælder desuden, at retningslinjer for afholdelsen af MUS og evaluering af, hvorvidt MUS anvendes på den bedst mulige måde, skal drøftes i arbejdspladsens samarbejdsudvalg. Samarbejdsudvalget er altså det forum, hvor I kan tage den principielle diskussion om, hvordan opfølgningen på arbejdspladsen indrettes.

Giv konkret feedback undervejs

Nogle statslige arbejdspladser har valgt at udbygge den traditionelle MUS-samtale med en mere feedbackorienteret tilgang til medarbejderudvikling. Her sættes fokus på sammenhængen mellem løsningen af arbejdsopgaverne, medarbejderens udvikling og eventuelt løn, og samtalen har fokus på at give konkret feedback på den samlede indsats. Den feedbackorienterede tilgang giver et godt afsæt for at komme rundt om det faglige niveau, procesforståelse, samarbejde, indsats og engagement.

Konkret feedback betyder i praksis, at man tager udgangspunkt i en bestemt opgave eller situation frem for i en generel vurdering: Hvad blev gjort, hvilken effekt havde det for opgaveløsningen, og hvad skal være anderledes næste gang? Det holder opfølgningen knyttet til arbejdsopgaverne og gør det muligt at justere undervejs frem for først at konstatere afstanden til målet ved næste års samtale. Da MUS på statens område er en årlig samtale, er det de løbende drøftelser og de korte opfølgningssamtaler mellem de årlige samtaler, der bærer feedbacken.

Justér og evaluér opfølgningen løbende

Brug udviklingsplanen aktivt ved hver opfølgning: Er de aftalte aktiviteter gennemført eller i gang? Er de stadig på rette spor i forhold til arbejdspladsens behov? Skal aftalerne opdateres, fordi opgaver eller målsætninger har ændret sig? Fordi udviklingsplanen skal danne grundlag for samtalen det efterfølgende år, er det hensigtsmæssigt at rette i og supplere den løbende frem for at begynde forfra ved næste MUS.

Evaluér også selve opfølgningen. På statens arbejdspladser skal retningslinjer for afholdelsen af MUS og evalueringen af, hvorvidt MUS anvendes på den bedst mulige måde, drøftes i arbejdspladsens samarbejdsudvalg. Kompetencesekretariatet, som er nedsat af overenskomstparterne på statens område, stiller redskaber og viden om kompetenceudvikling og MUS til rådighed, ligesom arbejdspladsernes konkrete erfaringer kan hentes som inspiration. Målet med både MUS og den feedbackorienterede tilgang er, at medarbejderen og arbejdspladsen udvikler sig sammen og i samme retning.